La centrale d’achat Métropolitaine de la MEL

Depuis le 1er janvier 2019, la Métropole Européenne de Lille s’est constituée en une centrale d’achat qui a pour activité la passation de marchés de travaux, de fournitures ou de services destinés aux acheteurs de son territoire, saisissant l’opportunité réglementaire offerte par l’article 26 de l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015.

Une démarche collective et apprenante de programmation, d’anticipation et de professionnalisation de l’achat sur un territoire.

Orientation structurante de notre politique achat ainsi que du schéma de mutualisation, ce projet a vocation à porter les objectifs de la Métropole et de ses communes dans une démarche collective et apprenante de programmation, d’anticipation et de professionnalisation de l’achat sur un territoire.
 

Rétrospectives et objectifs

En 2017, un diagnostic sur les différentes expériences achat opéré auprès des communes du territoire nous a permis d’identifier les principales difficultés rencontrées par les acheteurs publics sur leur achats en propre (temps humain investi, manque d’expertise, isolement), dans le cadre des groupements de commande (consensus compliqué, lourdeur du dispositif, manque de liberté), ou encore auprès des centrales d’achat publics (relations après-vente, besoins non couverts, clarté tarifaire).
En 2018 à l’initiative de la MEL, un benchmark sur les différents types de centrales d’achat locale a été mené dans le cadre du groupe de travail Achat Public de France Urbaine comparant les initiatives d’Amiens Métropole, de Dijon Métropole, de Rennes Métropole, du Grand Poitiers, de Cap’Oise et d’Approlys. 
C’est l’exemple de Régate, dispositif initié par Rennes Métropole dès 2016, qui a particulièrement retenu notre attention. A la différence des autres intercommunalités constituées en centrales d’achat, la MEL ne s’appuie pas sur un service mutualisé ni de Commande Publique ni d’Achats ou de Moyens Généraux. La MEL peut capitaliser toutefois avec ses 90 communes (95 dès mars 2020) sur une forte tradition de groupements de commande avec la constitution de groupes d’expertise inter-collectivités reconnus.
 

C’est fort de ces atouts que s’est construit le projet d’une centrale d’achat en complémentarité, et non en opposition, des dispositifs existants, avec pour objectifs :

• Optimiser les ressources, coûts et délais
• Répondre aux justes besoins des territoires
• Promouvoir un achat responsable et innovant
• Sécuriser et simplifier l’achat

Les moyens déployés

Le dispositif a été mis en œuvre autour d’un collectif et des valeurs communes s’appuyant en transversalité sur l’ensemble des services supports métropolitains. Une cheffe de projet a été recrutée en septembre 2018 pour assurer la structuration et l’animation du dispositif. Une démarche de valorisation des ressources ETP intervenant sur le projet a également été mise en place pour cette phase de démarrage.
La co-construction et l’intelligence collective ont été placées au cœur du projet avec une gouvernance transparente et partagée avec les communes adhérentes, qui a permis de bâtir dès son démarrage un partenariat fort et apprécié de tous.
Même si le programme d’activité de la Centrale d’Achat Métropolitaine doit respecter le principe de spécialité, celui-ci a été largement concerté avec les acheteurs publics du territoire dans le cadre de plusieurs ateliers dédiés qui ont permis de déterminer 10 thématiques de travail à l’intérieur desquelles les besoins d’achat ont pu être priorisés pour les trois premières années d’activité.

L’ensemble des adhérents bénéficient d’une ingénierie achat et des expertises reconnues du territoire avec une appropriation collective des résultats obtenus.

La réussite du dispositif s’est également construite sur la pédagogie et la communication, auprès de tous les élus et DGS de la Métropole, relayée largement par le réseau des coordinateurs territoriaux de notre direction Gouvernance, animateurs de terrain du Schéma de Mutualisation. L’enjeu de cette démarche est de rendre simple et lisible chaque nouveau sujet traité par la centrale avec un parcours de projets et des livrables modélisés là où les anciens groupements classiques de commande pouvaient chacun obéir à une méthodologie qui était propre et unique. Le but de cette démarche pour la centrale est bien de permettre une coopération constructive avec l’ensemble des adhérents qui bénéficient ainsi d’une ingénierie achat et des expertises reconnues du territoire avec une appropriation collective des résultats obtenus.

La mise en œuvre

Par délibération du 19 octobre 2018, la Métropole s’est donc constituée Centrale d’Achat Métropolitaine dont les modalités d’adhésion et conditions générales de recours ont été ensuite précisées par délibération du 14 décembre 2018.
Par Comité de Pilotage du 7 mars 2019, une première programmation triennale 2019-2021 a été présentée et validée avec les adhérents.
Le 1er février 2019 fut également l’occasion pour la Métropole Européenne de Lille de devenir signataire de la Charte Relations Fournisseurs Responsables avec la volonté d’inscrire l’action de la centrale d’achat dans les objectifs de la charte et en complémentarité avec les engagements pris dans le cadre de son schéma des Achats Responsables (SPAPSER).

Les premiers résultats

Après une année d’activité, la centrale d’achat dénombre au 15 novembre 2019 71 adhérents, 3 appels d’offres notifiés, 6 en cours de passation ou de préparation, 12 journées de sourcing projet ont été réalisées ainsi que plus d’une vingtaine d’ateliers et rencontres avec les partenaires institutionnels sur le territoire.

Aujourd’hui, le déploiement de notre projet s’articule autour de 5 P : Programmation, Performance, Partenariat, Parcours Achat, Partage de données.

• Programmation : une programmation co-construite en fonction des 10 thématiques avec une planification des procédures sur 3 ans réévaluée annuellement par le Comité de pilotage politique. Le but étant de permettre l’anticipation de la part de l’ensemble des adhérents qui manifestent leur intérêt librement pour chaque consultation au moyen d’une lettre d’engagement.
   
• Performance : une performance mesurable avec un travail autour de 5 familles d’indicateurs en corrélation directe avec les objectifs du Schéma des Achats Responsables (SPAPSER) et de la Charte Relations Fournisseurs responsables : Attractivité du dispositif, gains économiques, achats responsables et innovants, relations fournisseurs, valorisation du dispositif.
   
• Partenariat : un partenariat fort avec l’ensemble des acteurs car la réussite du dispositif repose essentiellement sur un engagement mutuel tripartite entre la centrale d’Achat, ses adhérents, les acteurs économiques présents sur le territoire et leurs associations professionnelles.
   

L’une des conditions de réussite du dispositif repose sur sa lisibilité par les porteurs de projet et les bénéficiaires.
 

• Parcours achat : un parcours achat rendu appropriable pour achaque acteur (acheteur, juris1te, technicien, élu, citoyen…) car l’une des conditions de réussite du dispositif repose sur sa lisibilité par les porteurs de projet et les bénéficiaires. Pour modéliser ce parcours achat, la MEL sera accompagnée par un designer sur un POC qui s’inscrira dans le cadre de la prochaine Capitale Mondiale du Design 2020 avec la construction d’un accord-cadre portant sur la lutte contre les nuisibles.
   
• Partage des données : un partage de données plus ouvert entre la Métropole et les adhérents de la centrale afin de permettre notamment une meilleure diffusion des besoins de programmation ainsi qu’une valorisation des données de cartographie sur le territoire.

Pour ce premier anniversaire du lancement de la Centrale d’Achat Métropolitaine, l’actualité législative semble conforter l’orientation donné au projet, puisque l’atténuation du principe de spécialité des EPCI pour mener des achats mutualisés (projet de loi Engagement et Proximité) ne pourrait que renforcer la convergence des stratégies d’achat entre acteurs d’un même territoire en faveur du développement local et de la solidarité territoriale. 

Une actualité riche de projets, de perspectives rendues possible grâce au collectif métropolitain. Une actualité sur laquelle, il vous est évidemment possible de réagir, de commenter pour un plus grand partage et pertinence dans le sens donné à ce nouveau dispositif.
Un grand remerciement à tous les acteurs investis dans ce projet !

Contact

centraledachat@lillemetropole.fr