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La crise sanitaire a modifié les modes de travail de manière précipitée mais durable. La levée progressive du confinement, , associée à l’expérience inédite que chacun a vécue, interrogent les organisations de travail et l’accueil des équipes, dans le respect des mesures sanitaires.
Des modifications profondes sont en cours et une approche temporelle peut aider à une transition douce, tant au niveau de l’organisation du travail, que dans les déplacements des collaborateurs, et dans les services qui peuvent leur être proposés.

 

En complément, La MEL soutient les entreprises en difficulté pendant la crise sanitaire, à travers des engagements pris depuis le début de la crise et un plan de relance économique massif.

Sortir du confinement : et si on travaillait autrement ?

Repenser l’organisation du travail

Développer et pérenniser le télétravail

Le télétravail a été mis massivement en place le 17 mars dernier, pour permettre de continuer l’activité dans les secteurs qui le permettaient.
Si certains métiers peuvent se faire à distance en totalité, pour d’autres, il convient de raisonner par « tâches télétravaillables » et de les concentrer sur une ou plusieurs journées de la semaine, afin d’engager, au moins en partie, la continuation du télétravail.
Afin de pérenniser dans de meilleures conditions possibles le télétravail, un retour sur expérience avec les collaborateurs apportera un plus : il permettra de déterminer les difficultés rencontrées (organisation, problèmes techniques, sentiment d’isolement, etc.) afin de les surmonter et mettra en avant les bénéfices que le télétravail apporte.
Une charte du télétravail peut être établie au sein de l’entreprise : ce document, conçu en équipe (groupe de travail dédié), servira de base pour la pérennisation du télétravail. Elle en fixera les modalités (nombre de jours, horaires, matériel, conditions d’accessibilité, de réversibilité, tâches télétravaillables). Elle peut être basée sur un questionnaire diffusé auprès des salariés pour déterminer les aspects positifs et négatifs du télétravail subi et total qui a été mis en place pour faire face à la crise sanitaire du COVID 19.

Conseils :

Des conseils pratiques pourront compléter la charte et corriger les éventuelles mauvaises conditions de travail mises en place en urgence mi-mars.

  • Penser à aménager un espace de travail dédié : tout le monde ne possède pas de bureau fermé, qui peut être consacré au télétravail. Un aménagement, même symbolique, va permettre de faciliter la séparation entre vie personnelle et vie professionnelle et favorisera les bonnes conditions de travail. Bouger quelques meubles, définir des codes visuels, les solutions sont nombreuses et différentes pour tous.
     
  • Veiller à l’ergonomie du poste de travail : avoir son ordinateur sur les genoux, assis sur son canapé, ne peut convenir à un travail régulier et ces postures peuvent entrainer des troubles musculo-squelettiques.

Etudier son poste de travail peut être simple et quelques conseils peuvent guider les salariés : 

positions ergonomiques à adopter à son poste de travail

 

  • Surveiller le rythme : Il est important pour chacun de penser à faire des pauses, car la journée de télétravail n’est pas rythmée par des allers et retours vers d’autres bureaux, ni vers la machine à café. Une pause toutes les 90 minutes est recommandée, elle sera l’occasion de se dégourdir les jambes : quelques pas sur son balcon, dans son salon, dans son jardin, peuvent aider ! 
     
  • Garder le contact : afin d’éviter le sentiment d’isolement des salariés, que le télétravail peut entraîner, il est important de continuer les échanges, qu’ils soient formels (reporting, suivi des missions…) ou informel (dire bonjour, prendre des nouvelles…) Les différents moyens de communication (messagerie instantanée, mail, téléphone visio) peuvent s’adapter à chaque besoin.

Le recours à des lieux annexes de travail peut aider aux problèmes logistiques et techniques rencontrés par les salariés (connexion Internet, espace de travail difficile au domicile pour certains). Les tiers-lieux, espaces de coworking, peuvent ainsi répondre à cette situation. En respectant bien sûr les gestes barrières.
Le réseau régional des tiers-lieux, la Compagnie des Tiers-lieux, peut vous accompagner.  Une cartographie permet de localiser les tiers-lieux à proximité du domicile de vos salariés.

Et le télétravail «  partiel » ? Il consiste à commencer la journée par une heure ou 2 de télétravail, ou à la terminer ainsi. Il permet d’éviter les déplacements aux heures de pointe, rend l’organisation des journées plus souple, et garantit la rotation des effectifs dans la même journée.

Pour aller plus loin

Repenser les horaires de travail

Mettre en place un aménagement des horaires d’arrivée et de départ a l’avantage d’étaler les flux de salariés sur le trajet domicile-travail et de diminuer leur présence simultanée dans un même espace de travail.
Comment s’organise l’aménagement des horaires ? La désynchronisation des horaires de travail peut s’organiser de manière autonome, en fonction des désirs et des caractéristiques propres aux salariés (type de mission, éloignement du domicile, nombre d’enfants scolarisés à charge, etc.) ou dans un cadre plus fixe avec des horaires imposés (par exemple : arrivée obligatoire entre 7h30 et 7h45 / départ obligatoire entre 15h15 et 15h30).  Le choix de l’une ou l’autre des solutions dépend de l’activité de l’entreprise qui doit déterminer s’il est possible que ses salariés ne travaillent pas en même temps. 

Un conseil : les modalités de décalage seront mieux vécues si l’employeur recherche des synergies entre l’objectif collectif d’étalement des flux et les besoins individuels de ses salariés.

Vous pouvez aussi travailler avec vos salariés à des plannings alternés (suivant les jours), en désignant les personnes dont la présence sur place est essentielle.

Avant de vous lancer, il conviendra de déterminer plusieurs éléments qui permettront d’organiser le travail de vos équipes : 

  • Déterminer si une plage commune est nécessaire
     
  •  Choisir entre conserver une semaine traditionnelle (35h en 5 jours) ou condensée (possibilité de faire ses horaires en 4 jours ou 4,5 jours) : l’activité de l’entreprise déterminera si le choix peut être offert aux salariés ou si un planning prévisionnel général doit être fixé (accueil du public, activités de production, activités de services, commerce, etc.)

 

Conseils pratiques :

→ À faire 
Proposer des horaires avec un cadre :
 cela permettra d’éviter trop de disparités entre les horaires des équipes. Cela peut se concrétiser par des plages horaires souples pour l’arrivée et le départ, mais dans une plage horaire fixe : par exemple, le matin entre 6h30 et 10h30, et la fin de journée entre 15h30 et 19h30.

Partager l’information : les salariés ont besoin de savoir quand leurs collègues travaillent pour fixer les points, réunions et autres rendez-vous : un emploi du temps partagé permet de centraliser les informations, et de recenser par exemple les plannings prévisionnels des équipes.
 

Être attentif à la charge de travail : selon des études, les salariés ayant des horaires flexibles ont tendance à faire des heures supplémentaires, et ont tendance au surinvestissement. Le management par objectifs permet de favoriser la bonne adéquation entre charge de travail et temps de travail, et responsabilise les salariés.
Favoriser la formation interne : les nouvelles formes de travail demandent plus de latitude dans la gestion du temps, de l’organisation des tâches : la prise en main de logiciels de travail partagés, de gestion d’emploi du temps peut favoriser l’autonomie des salariés.

→ À éviter :  
Ne pas respecter le cadre horaire fixé. Il convient de veiller à la non-imposition de contraintes (réunions, rendez-vous, visites) avant 10h et après 17h. Cela repose sur une sensibilisation des salariés, et des managers notamment.

Dans le cas où votre structure n’est pas dotée d’une pointeuse, imposer un pointage à vos employés : horaires flexibles et autonomie vont de pair.  Il est préférable de faire des relevés mensuels d’heures et de travailler sur la base d’objectifs (réalistes et réalisables)

Ne pas respecter le droit à la déconnexion : comme pour le télétravail, le risque de sur investissement est important et il faut veiller à ce que les salariés respectent le planning prévisionnel qu’ils ont communiqué (ou qui leur a été fixé).
 

Avantages de ces aménagements d’horaire : 

Moins de temps perdu dans les transports en dehors des heures de pointe, gestes barrières et distanciation sociale mieux préservés, moins de stress pour les salariés : ceux-ci sont plus productifs, plus détendus, moins fatigués.
Si le choix se porte sur l’autonomie dans la détermination des horaires, des bénéfices seront remarqués dans le bien-être des salariés, qui se sentent responsabilisés et peuvent ainsi mieux concilier leurs différents temps de vie (vie professionnelle et vie personnelle)

Du point de vue juridique…
https://www.assistant-juridique.fr/horaires_travail.jsp 
 

Généralisation des outils de communication à distance

Ordinateurs portables, téléphones mobiles, dispositifs de téléconférence et de visioconférence, permettent le maintien du lien avec l’environnement professionnel (collègues, clients, partenaires) et favorisent la mise en place du télétravail notamment. Ce sont aussi des déplacements évités : gains de temps, d’argent, et responsabilité environnementale !

Se poser les bonnes questions : 

Ces moyens peuvent également modifier durablement la manière de travailler : la participation « physique » à une réunion est-elle nécessaire ? Une visioconférence peut-elle remplacer celle-ci ?
 

Proposer des services pour les salariés

Des solutions pour les déplacements domicile-travail

Des solutions pour les déplacements domicile-travail
Lorsque le télétravail n’est pas possible, ou que la présence des salariés sur site est obligatoire, la question du trajet domicile-travail va se poser.

 

Avec ou sans aménagement horaire, vous pouvez inciter vos employés à recourir aux modes de déplacement actifs (vélo, marche, trottinette), en leur mettant à disposition quelques outils et en leur proposant un accompagnement :

  • Consulter la carte de la métropole à vélo recensant l’ensemble des itinéraires cyclables de la métropole (au format .pdf)
     
  • Proposer des itinéraires « type » en marche et à vélo permettant d’accéder au lieu de travail et signaler les arceaux et garages à vélo proches du lieu de travail, voire l’installer de portiques temporaires pour permettre d’en évaluer l’usage.
     
  • Pour les entreprises, instaurer un « Forfait mobilités durables », prévu dans la loi d’Orientation des Mobilités (LOM) pour encourager pour les déplacements domicile-travail à vélo, en covoiturage ou avec des engins de déplacement personnels partagés (vélopartage, trottinettes et scooters en freefloating…). Le montant est défiscalisé à 100 % et dénué de cotisation sociale, pour le salarié comme pour l’employeur.
  • Promouvoir l’aide financière proposée par le Gouvernement pour réparer son vélo (jusqu’à 50 € pour le sortir du grenier !) grâce au « Coup de pouce Vélo ».
  • Mettre à disposition des vélos, des vélos à assistance électrique ou des trottinettes électriques.
  • Pour rappel : la LOM amène chaque employeur de plus de 50 salariés à se saisir du sujet : profitez de la situation pour anticiper ! Pour ce faire, la MEL accompagne les employeurs dans leur projet de mobilité durable et les incite à la réalisation de Plans de Mobilité Employeurs. Retrouvez toutes les ressources nécessaires ainsi que la plateforme de dépôt du PDME sur la page suivante : https://www.lillemetropole.fr/votre-quotidien/plan-de-mobilite-employeurs

Le saviez-vous ? La MEL a réalisé des voies cyclables réversibles et sécurisées dans plusieurs villes de la métropole, en étroite collaboration avec les communes concernées.  

Le covoiturage est autorisé et il est préférable de le limiter à un passager maximum par voiture, assis à l’arrière (de préférence du côté droit), avec port du masque obligatoire et application des gestes barrière.

Pensez à la plateforme PassPass Covoiturage ou à ilévia covoiturage pour organiser ces déplacements entre vos collaborateurs.

Le saviez-vous ? Sur le parcours domicile-travail, environ 50% des trajets effectués au sein de la métropole lilloise font moins de 3,9 km (Etude de l’INSEE, « Une intensification des flux domicile-travail en entrée et en sortie de la Métropole européenne de Lille », 2018) 
 

Des solutions concernant la restauration

En fonction du nombre de salariés et de la taille du restaurant d’entreprise, des aménagements horaires seront à rechercher, en plus des mesures de distanciation au sein du restaurant. En élargissant la plage d’ouverture du restaurant, ainsi que la plage autorisée pour la pause déjeuner, une meilleure gestion des flux sera rendue possible.
Les déplacements étant à limiter au maximum, il peut être envisagé des solutions alternatives en trouvant sur le lieu de travail les services suivants :

Des restaurants proposent également des solutions de click & collect : des commandes faites en ligne, à retirer sur place, solution qui permet de réduire le temps d’attente et limite les contacts sociaux. Plusieurs plateformes regroupent les offres de restaurants. 
Les règles de distanciation sociale seront plus faciles à faire respecter que dans une cantine ou restaurant d’entreprise traditionnel. En général, les frais de restauration sont à la charge du salarié, l’employeur n’a aucun frais à régler.
 

La mise en place de services de conciergerie

Comptoir fixe, lieu partagé inter-entreprises, consignes, systèmes de self-service pour la livraison dans des casiers dédiés… ces services permettent d’assurer une distanciation tout en proposant aux salariés de bénéficier de facilités sur leur lieu de travail ! Un gain de temps et un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. 
En tant qu’employeur, vous pouvez vous rapprocher d’une conciergerie, sous réserve de souscrire à un abonnement mensuel. 

Avec un peu plus de temps, pourquoi ne pas créer une conciergerie sur-mesure, en partenariat avec des entreprises voisines ? Ou en lien avec le territoire ? .
Se fournir en produits alimentaires locaux, et sur son lieu de travail, c’est possible !